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Zugangseröffnung
Die Stadt Wilhelmshaven bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.
Die Stadt Wilhelmshaven hat einen entsprechenden Zugang unter folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:
Mailadressen
Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist die E-Mail-Adresse info(AT)stadt.wilhelmshaven.de eingerichtet. Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden. Der Zugang wird für E-Mails eröffnet, die der Spezifikation RFC 2821 entsprechen. Diese Spezifikation regelt unter anderem das Format einer E-Mail. Folgende Konventionen werden unter anderem in dieser Spezifikation genannt:
- die maximale Länge des lokalen Teils einer Mailadresse beträgt 64 Zeichen,
- die maximale Länge einer Domain beträgt 255 Zeichen,
- die maximale Länge einer Textzeile in einer Mail beträgt 998 Zeichen,
- die maximale Anzahl von Empfängern einer Mail sollte 100 nicht übersteigen.
Es wird darauf hingewiesen, dass Nichtzustellbarkeitsmitteilungen bei E-Mails, die diese Spezifikation nicht erfüllen, vom
E-Mail-Provider der Stadt Wilhelmshaven (Informatikzentrum Niedersachsen) nicht versendet werden.
Mittlerweile existieren zahlreiche automatische "Suchroboter", die das Internet nach E-Mail-Adressen durchforsten, die dann für das massenweise Versenden von unerwünschter Werbemitteilungen ("Spam") verwendet werden. Auch die Mail-Adressen der Stadt Wilhelmshaven sind sehr stark von dieser Werbeflut betroffen. Um das automatisierte Auslesen von E-Mail-Adressen zu erschweren und damit die Posteingänge von Spam-Mails zu entlasten, wurde das @-Zeichen in den E-Mail-Adressen durch die Zeichenfolge (AT) ersetzt. Bitte ersetzen Sie diese beim Verfassen einer E-Mail wieder durch das übliche @-Zeichen!
Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Wilhelmshaven versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Wilhelmshaven nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können verarbeitet werden, soweit die Dateien keine Makros enthalten und die E-Mail eine Gesamtgröße von 2 MB nicht überschreitet:
- Adobe Acrobat bis Version 6.0 (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
- Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
- "nur Text"-Formate (.txt)
- JPEG-kompatible Dateien (.jpg / .jpeg)
- Tagged Image File Format (.tif / .tiff)
E-Mails, die andere als die oben aufgeführten Dateitypen enthalten, können nur bearbeitet werden, wenn Sie sich dies vorab ausdrücklich vom Empfänger bestätigen lassen. Dateianhänge, die Makros oder sonstige ausführbare Dateien enthalten, werden vom System automatisch aus der Mail entfernt. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden.
Verschlüsselung
Die Stadt Wilhelmshaven kann aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Falls Sie vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.
Signatur
Aus technischen und organisatorischen Gründen kann die Stadt Wilhelmshaven zurzeit keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen.
Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie entweder durch automatische Systemnachricht oder durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.